1. دور مسؤول النظام

مسؤول ERPNext ليس فقط من يضيف مستخدمين. هو من يضبط الصلاحيات، الإعدادات، الأمان، التقارير، وسلامة التشغيل اليومي.

2. المستخدمون والحسابات

يجب إنشاء المستخدمين ببريد صحيح، حالة مفعلة أو معطلة، أدوار واضحة، وسياسة تغيير كلمة مرور عند الحاجة.

3. Roles وRole Profile

Role يحدد نوع الوصول، وRole Profile يساعد على تجميع عدة أدوار وتطبيقها على مستخدمين متشابهين.

4. Role Permission Manager

من هنا يتم ضبط Read وWrite وCreate وSubmit وCancel وغيرها لكل DocType حسب الدور. أي تعديل هنا يجب أن يكون موثقًا.

5. User Permissions

تستخدم لتقييد المستخدم على شركة أو فرع أو مستودع أو عميل محدد، حتى لو كان دوره يسمح مبدئيًا برؤية المستند.

6. صلاحيات الصفحات والتقارير

بعض التقارير والصفحات تحتاج صلاحيات خاصة لأنها قد تكشف معلومات مالية أو تشغيلية حساسة.

7. الإعدادات العامة والرقابة

يجب مراجعة System Settings، Email، Number Series، Print Settings، وWorkflow حسب سياسة الشركة.

8. روتين مراجعة شهري

• مراجعة المستخدمين غير النشطين.
• مراجعة صلاحيات System Manager.
• مراجعة التقارير الحساسة.
• تدقيق التخصيصات الجديدة.
• توثيق أي تغيير كبير.