1. دورة البيع في ERPNext

دورة البيع تبدأ غالبًا من Quotation ثم Sales Order ثم Delivery Note ثم Sales Invoice ثم التحصيل. لا يشترط استخدام كل مستند في كل شركة، لكن المهم أن تكون السياسة واضحة: متى نثبت الطلب؟ متى نسلم؟ متى نصدر الفاتورة؟ ومتى نحصّل؟

1. Quotation للعرض الأولي.
2. Sales Order بعد موافقة العميل.
3. Delivery Note عند تسليم البضاعة.
4. Sales Invoice لإثبات الذمة أو الإيراد.
5. Payment Entry للتحصيل.

مرجع ERPNext الرسمي: Selling Module وSales Cycle.

2. Sales Order كمرجع تشغيلي

Sales Order هو تأكيد الطلب من العميل. منه يمكن متابعة الكميات المطلوبة، المسلمة، المفوترة، ومواعيد التسليم. لذلك يجب ألا يكون مجرد مستند شكلي.

2.1 نقاط رقابة

• العميل وقائمة الأسعار والعملة.
• مواعيد التسليم لكل مادة.
• الكميات المطلوبة والمتبقية.
• نسبة التسليم ونسبة الفوترة.
• Credit Limit أو شروط الدفع عند البيع الآجل.

3. Delivery Note وأثره على المخزون

Delivery Note يثبت تسليم البضاعة، وغالبًا يخفض المخزون من المستودع المحدد. لذلك يجب أن يكون التسليم مطابقًا للكميات الفعلية التي خرجت من المستودع.

4. Sales Invoice والذمم والضرائب

Sales Invoice هو المستند المالي الذي يؤثر على الدفاتر. Posting Date يحدد تاريخ الأثر المحاسبي، وDue Date يؤثر على أعمار الذمم والتحصيل. إذا كانت الفاتورة مرتبطة بمخزون، يجب مراجعة أثرها على COGS والمستودع.

4.1 نقاط تدريبية

• الفرق بين فاتورة نقدية وفاتورة آجلة.
• ربط الفاتورة بـSales Order أو Delivery Note.
• تطبيق الضرائب والخصومات.
• Credit Note عند المرتجعات.

5. دورة الشراء في ERPNext

دورة الشراء تبدأ من Material Request أو Supplier Quotation ثم Purchase Order ثم Purchase Receipt ثم Purchase Invoice ثم Payment Entry. الهدف هو ضبط الاحتياج، الطلب، الاستلام، الفاتورة، والدفع.

1. Material Request لتحديد الحاجة.
2. Supplier Quotation أو Purchase Order حسب سياسة الشركة.
3. Purchase Receipt عند استلام المواد.
4. Purchase Invoice لإثبات الالتزام للمورد.
5. Payment Entry للدفع.

6. Purchase Order والرقابة على الطلب

Purchase Order يمكن إنشاؤه مباشرة أو من Material Request أو Supplier Quotation. يجب مراجعته قبل الاعتماد لأنه يمثل التزامًا تشغيليًا تجاه المورد.

• المورد وشروط الدفع.
• المواد والكميات والأسعار.
• Required By Date.
• الضرائب والرسوم.
• نسبة الاستلام والفوترة.

7. Purchase Receipt وPurchase Invoice

Purchase Receipt يثبت الاستلام المخزني، بينما Purchase Invoice يثبت الالتزام المالي للمورد. أحيانًا تصل البضاعة قبل الفاتورة، وأحيانًا يتم إدخال الفاتورة مباشرة حسب طبيعة الشركة.

7.1 أسئلة يجب تدريب المستخدم عليها

• هل الكميات المستلمة مطابقة للطلب؟
• هل الفاتورة مبنية على الاستلام أم على الطلب؟
• هل توجد مصاريف إضافية تؤثر على تقييم المخزون؟
• هل الضرائب صحيحة؟

8. الأسعار والضرائب والتقارير

قوائم الأسعار والضرائب ليست تفاصيل جانبية. Price List يحدد الأسعار الافتراضية، وTax Templates وItem Tax Template تحدد طريقة احتساب الضرائب. لذلك يجب تدريب المستخدم على فهم مصدر السعر والضريبة في كل مستند.

8.1 تقارير رقابية مقترحة

• Sales Order Analysis.
• Delivered Items To Be Billed.
• Purchase Order Items To Be Received.
• Purchase Receipt Items To Be Billed.
• Accounts Receivable وAccounts Payable.